Bol.com

Terug naar overzicht

BOL.COM SLUIT KETENPARTIJEN AAN OP SUPPLY CHAIN PORTAL
Bron: Supply Chain Magazine, door Marieke Lenstra

In augustus 2013 opende Bol.com een grote vrijetijdswinkel met ruim 15.000 artikelen. Het is de vierde speciaalzaak. In februari gingen de deuren open van de winkel met alles voor dieren en van de winkel met alles voor tuinieren en klussen. In mei volgde een speciaalzaak met 20.000 woonartikelen. Met het toevoegen van speciaalzaken groeit het assortiment snel in de breedte en diepte. Om leveranciers aan te sluiten, maakt de webwinkel naast EDI gebruik van het platform van Incore voor het order-to-pay-proces.

Bij Bol.com is nagenoeg alles uitbesteed: Bol.com inkopers kopen in, in alles wat daarna volgt wordt gewerkt met externe leveranciers, fulfilmentpartners en bezorgdiensten. De webwinkel biedt in totaal ruim zeven miljoen artikelen aan en doet zaken met honderden leveranciers. Dat maakt dat het een complexe keten is met zeer veel spelers. ‘We willen zelf de regie voeren in de keten. Transparantie en heldere communicatie zijn dan noodzakelijk’, zegt Harm Jans, manager operational excellence logistics, wiens team is belast met het aanbrengen van structurele verbeteringen in de leverbetrouwbaarheid.

"Het is fijn om te weten dat je bijvoorbeeld maar vijftig stuks krijgt in plaats van honderd. Maar het is nog fijner als je met zijn allen naar dezelfde informatie kijkt". 

In het verleden werden er allemaal telefoontjes gepleegd en mailtjes gestuurd over de orders. Wie heeft wat geaccordeerd? Welke prijs was er ook alweer afgesproken? Welke hoeveelheden worden er geleverd? ‘Het is fijn om te weten dat je bijvoorbeeld maar vijftig stuks krijgt in plaats van honderd. Maar het is nog fijner als je met zijn allen naar dezelfde informatie kijkt’, licht Jans toe.

Om het zoeken naar e-mails en miscommunicatie te voorkomen, werden er EDI-verbindingen opgezet. ‘Dat lukt zeer goed voor de groep leveranciers die meer en vaker bestellen. Voor de leveranciers waar het ordervolume minder groot is, is het vanwege de lagere omzet minder aantrekkelijk om te investeren in een EDI-verbinding. De IT-kosten die zijn verbonden aan het opzetten van zo’n verbinding zijn namelijk nogal hoog. We zochten daarom naar een alternatief’, vertelt Jans.

VOORTSCHRIJDEND INZICHT

Harm Jans, manager operational excellence bij Bol.com overwoog om zelf een applicatie te bouwen. ‘We wilden een oplossing waar onze leveranciers ook het voordeel van inzien. Geen oplossing waar na het indrukken van een knop pas na drie minuten het gewenste scherm verschijnt of dat er zoveel foutmeldingen zijn dat onze leveranciers er chagrijnig van worden. Vaak weet je echter pas als je de software in gebruik neemt wat je dan nog meer wil. Het moeilijkste deel was dus het op papier uittekenen van het wensenpakket.’ Bol.com gebruikt intern de zogeheten scrum-methodiek, waarbij je steeds stukjes van het IT-systeem ontwerpt en korte opleveringen hebt. ‘Zelf bouwen betekent wel een forse tijdsinvestering van de IT-afdeling. In de tijd dat ze aan het bouwen zijn, kunnen ze ook aan andere projecten werken.’

Reden voor bol.com om naar verschillende leveranciers van een dergelijke oplossing te kijken. Aangezien het grootste deel van de wensen al in het pakket van Incore bleek te zitten, viel de keuze op deze leverancier. Binnen drie maanden was de eerste versie live. Intussen werken we met versie negen.’

Supply Chain Portal is de centrale spil in de communicatie tussen bol.com en zijn toeleveranciers. Bol.com, leveranciers en logistiek dienstverleners kunnen er via internet "manueel" op werken, maar het verwerkt ook logistieke en financiële berichten, in EDI en in andere formaten, en vertaalt deze naar het backendsysteem van bol.com. Ook de berichten de andere kant op, van bol.com naar leveranciers, verlopen via de portal.


MIJLPALEN

Bol.com heeft nu een tweesporenbeleid in het order- to-pay proces. Voor de leveranciers met hogere ordervolumes loont het om een EDI-verbinding op te zetten. Voor leveranciers met een minder groot volume beslist bol.com in samenspraak met de leverancier vaak dat manuel werken op supply chain portal van Incore een beter alternatief is. ‘Er is dan wel wat meer handwerk voor de leverancier, maar er is geen initiële investering nodig omdat bol.com aansluiting op de portal gratis kan aanbieden. Als op een later moment het ordervolume groeit, dan kunnen ze desgewenst alsnog overstappen naar EDI'.

Supply Chain Portal is de centrale spil in de communicatie tussen bol.com en zijn toeleveranciers. Bol.com, leveranciers en logistiek dienstverleners kunnen er via internet "manueel" op werken, maar het verwerkt ook logistieke en financiële berichten, in EDI en in andere formaten, en vertaalt deze naar het backendsysteem van bol.com. Ook de berichten de andere kant op, van bol.com naar leveranciers, verlopen via de portal.

Het beheren van de portal kost relatief weinig inzet van de mensen. Een uitkomst aangezien het aantal leveranciers met het openen van speciaalzaken alleen maar gaat stijgen. ‘Wij begeleiden leveranciers in het gebruik van de portal, inclusief het aansluiten. Dat lukt ons nu met een fulltime persoon. Vooraf was het lastig te voorspellen hoeveel belasting de portal op mijn afdeling zou leggen. Ik wil liever geen afdeling die dan vier keer zo groot is. Dan zou de portal veel minder aantrekkelijk zijn’, zegt Jans.

"Docdata kan aangeven wanneer ze willen dat leveranciers komen leveren. Het lijkt een beetje op dock & timeslot planning".

Ook heeft Bol.com de inbound planning voor fulfilmentprovider Docdata aan de portal gekoppeld. ‘Docdata kan aangeven wanneer ze willen dat leveranciers komen leveren. Het lijkt een beetje op dock & timeslot planning.’ De volgende stap die bol.com wil maken is ketenregie, met nog meer transparantie. ‘Hierbij kun je denken aan schadegevallen of leveringen met onjuiste hoeveelheden. Hoe ga je daarmee om? Dit kun je veel makkelijker rechttrekken als je met zijn allen naar hetzelfde kijkt’, aldus Jans.

HARM JANS Manager operational excellence HARM JANS